Útmutató a munkaidő nyilvántartó rendszer használatához

• Bejelentkezés
• Új jelszó létrehozása
• Távollétek
• Nyilvántartás
• Kérvények
• Alkalmazottak
• Jogosultsági körök
• Napló

A munkaidő rendszer webes nyitó oldalán lehet bejelentkezni. A felhasználónak a rendszerben rögzített e-mail címét és jelszavát kell megadnia. A „Maradjon bejelentkezve” jelölőnégyzet bejelölésével a böngésző bezárása után is bejelentkezve lehet maradni. (Ebben az esetben akkor fogja kiléptetni a rendszer, ha 30 napig nem látogat vissza.) Új felhasználó esetében, ha létrehozáskor nem kapott jelszó beállításra szolgáló e-mailt, akkor előbb az „Új jelszó létrehozása” gomb segítségével be kell állítania magának egy jelszót.

Ha a felhasználó újonnan lett létrehozva, vagy elfelejtette a jelszavát, akkor a bejelentkezési oldalon az „Új jelszó létrehozása” gomb segítségével állíthat be magának új jelszót. Ilyenkor meg kell adnia a rendszerben lévő e-mail címét. A megadott e-mail címre kap egy levelet, melyben egy linket fog találni. A linkre kattintva jut el arra a felületre, ahol be tudja állítani az új jelszavát.

Naptár nézet

Bejelentkezés után egyből a távollétek oldalra kerülünk. Itt egy naptárban láthatjuk a már kivett és a kérvényezés alatt lévő távolléteket. Az aktuális nap kiemelve szerepel. Az évszám legördülő segítségével válthatunk évet. A hétvégék (szürke), az ünnepnapok (kék), a szabadnapok (zöld) és az áthelyezett munkanapok (piros) kiemelt színnel láthatók. A hétköznapok fehérek. A távollétek a távollét típusának megfelelő színnel és a rövidítésével vannak jelölve az adott cellában. (Az egeret fölé helyezve látható a távollét teljes megnevezése.)
A „szabadnap” olyan nap, amikor nem kell dolgozni, ezt valamelyik szombaton kell majd ledolgozni.
Az „áthelyezett munkanap” egy szombati nap, amikor egy szabadnapot kell ledolgozni.
A kérvényezés alatt lévő távollétek kérdőjellel, a munkáltató által kiadott távollétek felkiáltójellel, a jóváhagyott távollét törlésének kérvényezései piros színnel vannak jelölve.

Távollét igénylésének menete

A Távollétek oldalon a naptár alatt kérvényezhetünk távollétet.
- A legördülőben ki kell választani a távollét típusát.
- Be kell állítani a távollét első napját és az utolsó napját. A naptárban az adott napra kattintva is kiválasztható a távollét időszaka: első kattintás a kezdő nap, második kattintás az utolsó nap, újabb kattintással megszüntethető a kijelölés. (A megadott távollét időszaka a naptárban fekete kerettel kiemelve fog látszódni.)
- A Megjegyzés mezőbe írható megjegyzés a távolléttel kapcsolatban.
(Következő évre folytatólagosan szabadságot átvinni úgy kell, hogy a távollét első napja az év vége környékén van, a távollét utolsó napja pedig a következő évbe mutat. Ilyenkor a következő évben lévő napokat „Előző évi szabadság”-ként fogja bejegyezni. Szabadság átvitelhez „Előző évi szabadság”-ot külön is fel lehet vinni, ha a jövő évi időszakban „Szabadság” helyett azt választjuk ki.)
- A Kérvényezés gombra kattintva a távollét kérvény beküldésre kerül.
- A kérvényezésről e-mail érkezik a kérvényezőnek és az intézmény vezetőjének.
- A kérvény jóváhagyásáról és elutasításáról is érkezni fog e-mail.
- Ha a későbbiekben a kérvény állapota változna, arról is érkezik értesítő e-mail.

Távollét törlésének menete

A kérvényezett távollét törlésének a menete megegyezik a távollét igénylésének a menetével, azzal a különbséggel, hogy a távollét típusának a „Távollét törlése” lehetőséget kell kiválasztani.
Távollét törlés igénylésekor a még nem jóváhagyott távollét igénylések automatikusan visszavonásra kerülnek. (Nem kell jóváhagynia a vezetőségnek. A visszavonásról a vezetőség értesítő e-mailt kap.)
Ha a távollét igénylés már jóváhagyásra került, akkor a törlés a vezetőség jóváhagyása után valósul meg.

E-mail értesítők

Távollét kérvényezéskor a jóváhagyás és elutasítás linkeket tartalmazó értesítő e-mailt alapértelmezetten a vezető kapja meg. (Az alkalmazott linkek nélküli másolatot kap a vezetőség felé küldött e-mailről.) Ha az alkalmazottnál az „admin jóváhagyás” be van állítva, akkor a vezető helyett az admin kapja meg a linkeket tartalmazó értesítő e-mailt, a vezető pedig linkek nélküli másolatot kap az értesítő e-mailről. (Ez a másolat küldés kikapcsolható.)
Az alkalmazotthoz tartozhat csoportvezető és csoportadmin. Ha van csoportvezető, akkor a vezető helyett a csoportvezető kapja meg a vezetőnek szánt e-mailt. Ha van csoportadmin, akkor az admin helyett a csoportadmin kapja meg az adminnak szánt e-mailt.
Értesítő e-mail megy a kérvény jóváhagyásáról és elutasításáról, illetve arról is, ha a későbbiekben a kérvény állapota megváltozna.

Vezető	Admin	Csoport Vezető	Csoport Admin	Admin jóváhagyás beállítva az alkalmazottnál
✓ @	✓	-	-	-
✓ (@)	✓ @	-	-	igen
✓	✓	✓ @	-	-
✓ @	✓	-	✓	-
✓	✓	✓ @	✓	-
✓	✓ @	✓ (@)	-	igen
✓ (@)	✓	-	✓ @	igen
✓	✓	✓ (@)	✓ @	igen

✓ = A távollét kérvényezéskor az adott szereplő jelen van
@ = az értesítő e-mailben ő kapja a jóváhagyó linket
(@) = másolatot kap az értesítő e-mailről jóváhagyó link nélkül (az intézménynél az "Admin értesítés elegendő" opcióval kikapcsolható)

Szabadságok száma, távollétek listanézete

Itt láthatjuk a rendelkezésre álló, az eddig kiadott, a tervezett (jövőbeli kiadott), az eddig kérvényezett és a még kérvényezhető szabadságok számát.
A naptárban szereplő távollétek a naptár alatt listanézetben is szerepelnek.

Adminisztrátoroknak

Az adminisztrátor tud választani az alkalmazottak között, hogy a hozzájuk tartozó adatokat láthassa és azokkal dolgozhasson. A csoportvezetők és a csoportadminok csak a hozzájuk rendelt alkalmazottak adataihoz férnek hozzá.
Ha van függőben lévő távollét kérvény, az a vezetők és adminisztrátorok számára bármelyik oldalon a fejlécen kiemelten megjelenik.

A nyilvántartás oldalon az alkalmazott munkaidő nyilvántartás lapja található. A felső részen lehet kiválasztani az évet és a hónapot. A nyomtatási nézet gomb segítségével PDF-ben letölthető és nyomtatható a nyilvántartási lap.
A táblázatban a napok színei és a távollétek megjelölései megegyeznek azzal, ahogyan a távollétek oldalon vannak jelölve.
A beosztás oszlopokban az alkalmazott munkarendje szerinti időpontok és óraszámok szerepelnek, a munkaidő oszlopokban pedig a valós munkavégzés szerinti időpontok és óraszámok.
Távollét esetén a munkaidő rész érkezés és távozás oszlopában a távollét típusa szerepel.

Adminisztrátoroknak

Az adminisztrátor tud választani az alkalmazottak között, hogy a hozzájuk tartozó adatokat láthassa és azokkal dolgozhasson. A csoportvezetők és a csoportadminok csak a hozzájuk rendelt alkalmazottak adataihoz férnek hozzá.
Az adminisztrátor a táblázat celláiba kattintva szerkesztheti azoknak tartalmát.
A Tabulátor billentyűvel a következő oszlopra, a Shift+Tabulátor billentyűkombinációval az előző oszlopra, a Fel billentyűvel az eggyel feljebbi sorra, a Le billentyűvel az eggyel lejjebbi sorra léphet. Az Esc billentyűvel megszakíthatja, az Enter billentyűvel pedig befejezheti a cella szerkesztését.
A távollét típusára vagy a sor elején lévő nap számára kattintva állítható az adott nap munkavégzésének státusza, hogy munkarend szerint dolgozott-e, vagy valamilyen távolléten volt. A megjelenő ablakban választható ki a távollét típusa, a státusza (kérvényezés alatt / dolgozó kérte – jóváhagyva / munkáltató által kiadva), illetve távolét törlés esetén a törlés státusza.

A kérvények oldalon az alkalmazott a hozzá tartozó távollét kérvényeket látja.
A vezető és az adminisztrátor az alkalmazottak kérvényezés alatt lévő távollét kérvényeit is látja ezen a helyen, továbbá ezeket jóvá tudja hagyni vagy el tudja utasítani.
Az adminisztrátor a kérvény szöveges adataiba bele tud javítani.
A csoportvezetők és a csoportadminok csak a hozzájuk rendelt alkalmazottak adataihoz férnek hozzá.

Az alkalmazottak oldalát az adminisztrátorok és a vezetők látják. A vezetők csak az alkalmazottak listáját látják, az adminisztrátorok szerkeszteni is tudják az adatokat és fel tudnak vinni új alkalmazottakat. A csoportvezetők és a csoportadminok csak a hozzájuk rendelt alkalmazottak adataihoz férnek hozzá. A csoportadminok csak a saját csoportjukhoz tudnak új alkalmazottat felvinni.
A listában az alkalmazottak ABC sorrendben találhatók, a vezetőség külön blokkban a lista elejére van csoportosítva.
Ha vannak a rendszerben csoportok rögzítve, akkor az alkalmazottak listája csoportokra szűrhető.

Alapadatok

Az alkalmazott alapadatai adhatók meg ebben a részben.
Lehet új jelszó létrehozáshoz e-mailt küldeni az alkalmazottnak, amin keresztül be tudja állítani magának az új jelszavát.
Beállítható, hogy az alkalmazottnak legyen-e automatikusan vezetve a munkaidő nyilvántartása.
Beállítható, hogy a távolléteit a vezető helyett az admin tudja jóváhagyni.
Ha vezetőről vagy adminisztrátorról van szó, akkor korlátozható, hogy milyen típusú távolléteket tudjon jóváhagyni. (a jóváhagyott távollétek törlése nincs korlátozva)

Beosztás

Időszakra szólóan beállítható beosztás az alkalmazott részére. (Lehet határozatlan is.) Ha a kívánt munkakör nem szerepel a munkakörök listában, akkor a lista alján van egy „Új munkakör felvitele” lehetőség.

Kiadható szabadságok

Megadható, hogy milyen kiadható szabadságai vannak az alkalmazottnak a különböző évekre.

Gyermekek

A „Gyermek pótszabadság” és a „Fogyatékos gyermek pótszabadság” automatikus kitöltéséhez felvihetők az alkalmazott gyermekei.

Projektek

Az alkalmazottat projektekhez lehet rendelni.

Csoportok

Az alkalmazottat csoportokba lehet sorolni.

Dolgozó

Bejelentkezhet, látja a rendelkezésre álló szabadságait, látja a távolléteinek naptár nézetét, látja a munkaidő nyilvántartási lapjait, távollétet kérvényezhet (mai napra vagy a jövőbe), távollétének törlését kérvényezheti.

Segéd

Ugyanazok vonatkoznak rá, mint a dolgozóra, plusz azon felül a többi alkalmazott munkaidő nyilvántartási lapjait is látja és ezeket tudja nyomtatni is.
Látja az összesített távollét nézetet.

Csoportvezető

Olyan vezető, aki csak a saját csoportjába tartozó embereket látja.

Vezető

A dolgozó jogosultságai vonatkoznak rá, plusz alapvetően ő hagyja jóvá a távollét kérvényezéseket, látja a kérvényezések menüpontját (itt tud jóváhagyni és elutasítani), látja az alkalmazottak listáját, látja a napló menüpontot.
A kérvényekről e-mail értesítőt kap, amiben jóváhagyó, elutasító és megtekintő link is van. Ha az alkalmazottnál a „Távollétet a vezető helyett az admin hagyja jóvá” be van jelölve, akkor csak értesítő e-mailt kap linkek nélkül. (Ennek ellenére a kérvények menüpontban tud jóváhagyni vagy elutasítani.) Ha az alkalmazottnál bejelölt admin jóváhagyás mellett az intézménynél a „Admin értesítés elegendő” is be van jelölve, akkor a vezetőt megkímélhetjük az értesítő e-mailektől. (Ezt a superadmin tudja beállítani.)

Csoportadmin

Olyan admin, aki csak a saját csoportjába tartozó embereket látja.
Nem adhat és nem vehet el másoktól superadmin, admin, vezető, csoportadmin és csoportvezető jogosultságokat.

Admin

Az intézményen belül teljes jogosultsága van.
Látja az összesített távollét nézetet.
Tudja xlsx fájlba exportálni az alkalmazottak szabadságainak listáját.
Látja minden alkalmazott adatait és tudja szerkeszteni ezeket (adatok, beosztás, kiadható szabadságok, gyermekek [a gyermekek után járó szabadságok számításához van használva], projektek, csoportok), tud új alkalmazottat felvinni.
Az alkalmazottak munkaidő nyilvántartás adatait és távollét státuszait módosíthatja, visszamenőlegesen is. (Ezekről a módosításokról értesítő e-mailek mennek az alkalmazottnak és a vezetőségnek is - olyan módon, ahogyan a kérvényezésnél történik.)
Hozzáfér a beállításokhoz: munkakörök szerkesztése, távollét státuszok szerkesztése, szabadság típusok szerkesztése.
Ahogyan a vezető, ő is hozzáfér a kérvényezések menüponthoz, ahol tud jóváhagyni vagy elutasítani is.
Ha az alkalmazottnál a „Távollétet a vezető helyett az admin hagyja jóvá” be van jelölve, akkor kap e-mail értesítést a távollét kérvényezésről, és a vezető helyett az admin e-mailjében lesznek a jóváhagyó, elutasító és megtekintő linkek.
Nem adhat és nem vehet el másoktól superadmin jogosultságot.

(Superadmin)

Olyan admin, aki tud intézmények között váltani, így bármelyik intézményben bármit megtehet.
Ezen felül szerkesztheti az ünnepnapokat, ami minden intézményre vonatkozik. Szerkesztheti az intézmények adatait, vihet fel új intézményt.
Bármelyik alkalmazott jogosultságát bármire átállíthatja.
(Ez a jogosultság nem osztható ki senkinek, a WebMunkaidő központi rendszergazdája rendelkezik vele.)

Nem jelentkezhet be

Olyan dolgozó, akinél letiltjuk, hogy a munkaidő rendszerbe be tudjon jelentkezni. Például olyan alkalmazottak részére lehet használni, akiknél nincs munkaidő vezetés és távollét igénylés.

Törölve

Az alkalmazottak nem törölhetők, helyette törölve jogosultság állítható be. Az ilyen törölt állapotú alkalmazottak az alkalmazottak listájába nem kerülnek bele, helyette egy külön törölt alkalmazottak listában látszódnak.
Ha egy alkalmazott már nem dolgozik a munkahelyen, akkor lehet törölni.

A napló oldalon a rendszerben történt fontosabb események bejegyzései találhatók. Ezt az oldalt az adminisztrátorok és a vezetők láthatják. A bejegyzések nem módosíthatók, nem törölhetők.
A csoportvezetők és a csoportadminok csak a hozzájuk rendelt alkalmazottak adataihoz férnek hozzá.